Huishoudelijk reglement1.

ALGEMEEN

1.1.  Organisatie VZW Kinderboerderij Direboe is een privé initiatief, zonder enige vorm van subsidies.

Adres :
Berrbroeckstraat 34
9406 Outer (Ninove)
Tel : 0478/76.65.83
Mail : manu@kinderboerderij-direboe.be

Contactpersoon : Delmot Manu (voorzitter VZW Kinderboerderij Direboe)

1.2   Werking

VZW Kinderboerderij Direboe wordt  ingericht  voor  kinderen tussen  0  en  12  jaar  en  gaat  door  in de Berrebroeckstraat 34; 9406 Outer (Ninove).
De periode van de kampen/schoolbezoeken/open zondagen en begindatum van de inschrijvingen voor de kampen/schoolbezoeken worden jaarlijks vastgesteld tijdens de algemene vergadering.
Tijdens de kampen wordt 1 hoofdanimator en voldoende animatoren ingezet. Alle animatoren zijn volwassenen en worden geselecteerd op hun ervaring met kinderen (juffen/meesters)

1.3.  Doelgroep

Onze kinderboerderij is toegankelijk voor alle kinderen, dus zowel voor kinderen van binnen als buiten Ninove.
Kampen : Kinderen die naar of in de tweede kleuterklas zitten t.e.m. het vierde leerjaar.
Scholen : Alle scholen zijn welkom.
Open zondagen : Iedereen welkom, ongeacht leeftijd.
Bijkomende activiteiten : Iedereen welkom.

1.4.  Verzekering

Kinderen die deelnemen aan kampen zijn verzekerd onder de verzekering tegen lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid met polisnummer 28.979.275 bij  KBC, snoeks vof. Voor materiële schade, veroorzaakt door uw kind, verwijzen wij naar de familiale verzekering van de ouders.

Aangifte van schadegevallen of ongevallen gebeurt bij de verantwoordelijke. (Delmot Manu – voorzitter) De aangifte gebeurt binnen de 24u, zodat de verzekeringsinstelling tijdig op de hoogte kan gebracht worden.

1.5.  Klachtenbehandeling

Als u vragen, opmerkingen of(gegronde)  klachten heeft, laat het ons weten! Spreek erover met de hoofdanimator.  We  willen  onze  werking  in  de mate  van  het  mogelijke  afstemmen  op  de vragen/noden   van   de   kinderen   en   hun   ouders.   Waar   nodig   zoeken   we   naar   oplossingen, verbeterpunten of een andere aanpak. Een  (gegronde) klacht  kan  ook  schriftelijk  overgemaakt  worden. We garanderen dat elke klacht discreet zal behandeld worden.

2. INSCHRIJVEN EN FACTURATIE

2.1. Kampen

Pas  wanneer  het  dossier  van  uw  kind  volledig  in  orde  is  kan  hij/zij  opgevangen  worden  op  één van onze kampen.
Volgende formulieren zijn verplicht in te vullen :
•  Inschrijvingsformulier (op voorhand)
•  Medische fiche (op voorhand)
Opgelet: inschrijven voor een halve dag is niet mogelijk. De kinderen moeten een hele dag aanwezig zijn.

2.1.1. Voorinschrijvingen

De periode van de kampen en begindatum van de inschrijvingen worden jaarlijks vastgesteld tijdens de algemene vergadering.
Alle data zijn terug te vinden op onze website. Voor kampen onder ‘boerderijkampen’.

2.1.2. Betaling

Het volledige bedrag wordt gestort op de IBAN rekening op naam van VZW Kinderboerderij Direboe BE67 73401557 6387. Wij raden aan om de betaling met een screenshot op te slaan als bewijs van betaling en datum. Dit dient als bewijs en bescherming voor de klant.

2.2.3. Annuleren

Elke inschrijving dient op voorhand volledig betaald te worden.

2-daagse kampen
Meer dan twaalf weken voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : volledige terugbetaling.
* zonder doktersattest : je betaald 10€ administratieve kost.
Tussen twee en twaalf weken voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 25€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 50% van de kampprijs.
Tussen twee weken en 3 dagen voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 25€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 100% van de kampprijs.
Annuleren vanaf 3 dagen voor het kamp (voor welke reden dan ook) :
* geen terugbetalingen mogelijk

3-daagse kampen
Meer dan twaalf weken voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : volledige terugbetaling.
* zonder doktersattest : je betaald 10€ administratieve kost.
Tussen twee en twaalf weken voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 25€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 50% van de kampprijs.
Tussen twee weken en 3 dagen voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 25€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 100% van de kampprijs.
Annuleren vanaf 3 dagen voor het kamp (voor welke reden dan ook) :
* geen terugbetalingen mogelijk

4-daagse kampen
Meer dan twaalf weken voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : volledige terugbetaling.
* zonder doktersattest : je betaald 10€ administratieve kost.
Tussen twee en twaalf weken voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 25€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 50% van de kampprijs.
Tussen twee weken en 3 dagen voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 50€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 100% van de kampprijs.
Annuleren vanaf 3 dagen voor het kamp (voor welke reden dan ook) :
* geen terugbetalingen mogelijk

5-daagse kampen
Meer dan twaalf weken voor aanvang van het kamp annuleren :
* met doktersattest : volledige terugbetaling.
* zonder doktersattest : je betaald 10€ administratieve kost.
Tussen twee en twaalf weken voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 25€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 50% van de kampprijs.
Tussen twee weken en 3 dagen voor aanvang van het kamp :
* met doktersattest : je betaalt 50€ administratieve kost.
* zonder doktersattest : je betaald 100% van de kampprijs.
Annuleren vanaf 3 dagen voor het kamp (voor welke reden dan ook) :
* geen terugbetalingen mogelijk

* OPGELET : Terugbetaling bij annulering is steeds voor het volledig kamp, niet per dag!

* We werken met tegoedbonnen (vouchers). Bij annuleringen van welke aard dan ook betalen we nooit terug met geld. De tegoedbonnen kunnen gebruikt worden bij de reservering voor één van onze activiteiten.

* Bij annulatie mogen ouders in geen geval zelf switchen tussen kinderen.

* Bij redenen waar wij als kinderboerderij niets aan kunnen doen (overmacht) zullen we steeds een alternatief voorstellen zoals een extra kamp op een ander tijdstip of een tegoedbon te gebruiken voor een ander kamp. Bij overmacht is terugbetaling niet mogelijk!

* Bij annulatie tijdens het kamp (voor welke reden dan ook) is geen terugbetaling mogelijk.

2.2. Schoolbezoeken

2.1.1. Voorinschrijvingen

De periode van de schoolbezoeken en begindatum van de inschrijvingen worden jaarlijks vastgesteld tijdens de algemene vergadering.

Alle data zijn terug te vinden op onze website. Voor schoolbezoeken onder ‘bezoeken – schoolbezoeken’.

Voor schoolbezoeken vragen we in de meeste gevallen een voorschot te betalen.

Indien de school de voorschotbetaling niet in orde brengt binnen de afgesproken termijn, kan het bezoek geannuleerd worden.

Het voorschot wordt gestort op de IBAN rekening op naam van VZW Kinderboerderij Direboe BE67 73401557 6387. Wij raden aan om de betaling met een screenshot op te slaan als bewijs van betaling en datum. Dit dient als bewijs en bescherming voor de klant.

De factuur zal steeds meegegeven worden op de dag zelf aan de verantwoordelijke juf/meester.

2.2.2. Annuleren

* Bij annulatie zonder geldige reden wordt het voorschot niet terugbetaald.
* Bij redenen waar wij als kinderboerderij niets aan kunnen doen (overmacht) zal eerst volop getracht worden een nieuwe datum te vinden. Indien geen nieuwe datum kan worden gevonden, zal het voorschot, die voorzien is voor reeds gemaakte kosten, niet worden terugbetaald.

2.3. Andere activiteiten (Paasfeest / Sintfeest / Poppentheater)

2.3.1. Voorinschrijvingen

Wij werken steeds met voorinschrijvingen. De periode van de activiteiten en begindatum van de inschrijvingen worden jaarlijks vastgesteld tijdens de algemene vergadering.
Alle data zijn terug te vinden op onze website.

2.3.2. Betaling

Het volledige bedrag wordt gestort op de IBAN rekening op naam van VZW Kinderboerderij Direboe BE67 73401557 6387. Wij raden aan om de betaling met een screenshot op te slaan als bewijs van betaling en datum. Dit dient als bewijs en bescherming voor de klant.

2.3.3. Annuleren

* Na betaling is het niet meer mogelijk te annuleren. Wij trachten uiteraard wel altijd naar een oplossing te zoeken. Bij een activiteit die doorgaat op meerdere dagen kunnen we, maar enkel indien mogelijk, verschuiven.

* Bij redenen waar wij als kinderboerderij niets aan kunnen doen (overmacht) zal steeds gezocht worden naar een nieuwe datum om de activiteit te laten doorgaan. Terugbetaling is niet mogelijk.

* Bij anulatie tijdens het kamp, van welke aard dan ook, is geen terugbetaling mogelijk.

3. PRAKTISCHE AFSPRAKEN3.1 Kampen
   3.1.1. Dagverloop
   8u30 : Ontbijt
   9u00 : Start voormiddagactiviteiten. Alle  kinderen  moeten  op  dat moment aanwezig zijn!!!
   10u : Tienuurtje
   12u00 : Einde voormiddagactiviteiten. Middagmaal: de kinderen eten in hun groep, samen met de animatoren. Na het middageten is er tijd voor vrij spel.
   13u30 : Start namiddagactiviteiten.
   15u : Drie-uurtje
   16u00 : Einde kampdag, start na-opvang.
   16u30 : Einde na-opvang.3.1.2. Brengen en ophalenVòòr 8u30 en na 16.30u is er geen opvang meer mogelijk.
   Indien uw kind om één of andere reden wat later zou toekomen of wat vroegen moet worden afgehaald, gelieve dit zeker 1 dag op voorhand te willen melden aub.
   Hetzelfde voor wanneer uw kind een dag niet zou komen.
   Zo kunnen wij dit voorzien in ons programma.3.1.3. ParkingWe houden de boerderij graag autovrij. We vragen te parkeren op de openbare weg. Wel opletten dat u niet fout geparkeerd staat.3.1.4.   Kleding en verzorgingTrek uw kind gemakkelijke kledij en stevig schoeisel aan. Bij sommige activiteiten vragen we vooraf om een bepaald soort kledij of schoeisel te voorzien. Om verloren   voorwerpen   te   vermijden   vragen   we   om   jassen,   zakjes,   brooddozen   of   andere waardevolle  voorwerpen  van  een  naam  te  voorzien.  Het  speelplein  is  niet  verantwoordelijk  voor diefstal of verlies van persoonlijke spullen.

Voor de allerkleinsten vragen wij om reservekledij mee te geven in hun zakje. Van  kleuters  wordt  verwacht  dat  ze  zindelijk  zijn. Indien  kleuters  niet  zindelijk  zijn,  kunnen  ze niet terecht op één van onze kampen.

3.1.5. Medicatie

Het speelplein beschikt over een uitgebreide EHBO koffer en meeneem kistjes voor tijdens eventuele uitstappen. Op basis van de medische fiches maken we een overzicht van alle kinderen die specifieke problemen hebben (allergieën, medicijnen met doktersattest…).   Vermeld  bij  de  inschrijving  van  uw  kind(eren)  dus  steeds  met  welke  aandoeningen  de  animatoren rekening dienen te houden. In principe wordt er geen medicatie toegediend. Wij raden u aan om uw huisarts te vragen medicatie voor te schrijven die bij voorkeur ‘s morgens en ’s avonds door uzelf kan worden toegediend. Uitzonderlijk  kan  hiervan  afgeweken  worden.  Dit  kan  evenwel  enkel  op  medisch  voorschrift  (dokter geeft met een attest de toelating aan de begeleiding om bepaalde medicatie toe te dienen) of aan de hand van de door de ouders ingevulde medische fiche, op voorhand in te vullen.

3.1.6. Naleving van de wet op bescherming van de persoonlijke levenssfeer

Ingevolge de wet op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vragen wij alle ouders om een verklaring  in  te  vullen  indien  u  liever  geen  audiovisueel  materiaal  van  uw  kind(eren)  door  ons  laat publiceren (website, folders, enz.).